広報宣隊が提案する経費削減（サービス編）

_目次
無料クラウドストレージサービスを活用する
無料コミュニケーションツールを活用する
無料オフィスソフトウェアを活用する
クラウドコンピューティングの活用
自動化ツールの活用
クラウド型の経費精算システムを導入する
まとめ

無料クラウドストレージサービスを活用する

無料クラウドストレージサービスを利用することで、容量不足やハードディスクの購入をする必要がなくなり、コスト削減に繋がります。

【Google ドライブ】
Google アカウントを持っているユーザーに無料で提供されます。15GBの無料ストレージを提供し、ファイルの共有や編集、バックアップなどに利用できます。

【Dropbox】
クラウドストレージの先駆けとして有名で、基本的な機能を提供する無料プランがあります。2GBの無料ストレージを提供し、ファイルの同期や共有ができます。

【OneDrive】
Microsoftのクラウドストレージサービスで、5GBの無料ストレージを提供しています。Windows 10ユーザーは、デフォルトでOneDriveを利用できます。

【Box】
Dropboxに似たサービスで、10GBの無料ストレージを提供しています。企業向けの機能も充実しており、ビジネスでの利用にも適しています。

これらのサービスは、基本的なクラウドストレージ機能を提供するだけでなく、ファイルのセキュリティや共有機能など、様々な機能があります。自分に合ったサービスを選んで、効率的なファイル管理を行いましょう。

無料コミュニケーションツールを活用する

無料コミュニケーションツールを利用することにより、節約に繋がるだけでなく、コミュニケーションがスムーズになり、生産性の向上に期待ができます。

【slack】
チャット、音声通話、ビデオ通話、ファイル共有などの機能が備わっており、チーム全体のコミュニケーションを容易にすることができます。

【Microsoft Teams】
ビデオ通話、チャット、ファイル共有、スケジュール管理など、Slackと同様の機能を提供します。Microsoft Office製品との統合が強みです。

【Zoom】
ビデオ通話、音声通話、画面共有、録画など、ビデオ会議に必要な機能を提供しています。無料版でも最大40分までのビデオ通話が可能です。

【Google Meet】
ビデオ通話、音声通話、画面共有などの機能が備わっており、Googleアカウントを持っている人なら誰でも利用できます。最大60分までのビデオ通話が無料です。

これらのツールはいずれも使いやすく、無料版でも十分な機能が備わっています。特に、SlackとMicrosoft Teamsは、チーム全体のコミュニケーションに最適です。ZoomやGoogle Meetは、ビデオ会議に適しています。

無料オフィスソフトウェアを活用する

これらのソフトウェアを使用することで、ライセンス費用を節約できます。個人や小規模企業などで一般的に使用されています。

【LibreOffice】
ワードプロセッサ、スプレッドシート、プレゼンテーションソフト、図形描画ソフト、データベースソフトなどが含まれています。多くの言語に対応しています。

【OpenOffice】
LibreOfficeと同様の機能を提供しており、多くの言語に対応しています。LibreOfficeがOpenOfficeの派生版であることから、両方のソフトウェアは多くの共通点があります。

【Google Workspace（G Suite）】
Googleが提供するクラウドベースのオフィススイートで、Googleドキュメント、スプレッドシート、スライド、フォーム、ドローイング、カレンダー、Gmailなどのアプリケーションを提供しています。

【WPS Office】
ワードプロセッサ、スプレッドシート、プレゼンテーションソフトなどを提供しており、Microsoft Officeとの高い互換性があり、豊富な機能を備えています。

ただし、Microsoft Officeのように、専門的なビジネス機能が必要な場合は、有料のソフトウェアを検討する必要があります。

クラウドコンピューティングの活用

クラウドコンピューティングは、インターネットを通じて、必要なコンピュータリソース（CPU、ストレージ、メモリ、ネットワーク帯域幅など）を提供する技術です。クラウドコンピューティングでは、ユーザーは自分のコンピュータリソースを持たずに、必要に応じて必要なリソースを借りることができます。

【Infrastructure as a Service (IaaS)】
物理的なコンピューティングリソース（ハードウェア、サーバー、ストレージ、ネットワークなど）を提供するサービス。例えば、Amazon Web Services（AWS）やMicrosoft Azureなどがあります。

【Platform as a Service (PaaS)】
アプリケーションを開発、実行するためのプラットフォームを提供するサービス。開発者はアプリケーションの開発に集中し、インフラストラクチャの管理はクラウドプロバイダが担当します。例えば、Google App EngineやHerokuがあります。

【Software as a Service (SaaS)】
ソフトウェアを提供するサービス。例えば、SalesforceやOffice 365などがあります。

クラウドコンピューティングは、必要な分だけリソースを使用するため、不必要なコストを抑えることができます。

自動化ツールの活用

自動化ツールは、人間が行うべき作業を自動化するためのツールです。これにより、作業を迅速かつ正確に実行できるため、生産性が向上し、コスト削減が実現できます。

【UiPath】
ルーチンワークを自動化するためのRPAツール。ビジネスプロセスの自動化やデータ処理の自動化に利用されます。

【Selenium 】
ウェブアプリケーションのテスト自動化ツール。複数のブラウザやプログラミング言語に対応しています。

【Zapier】
クラウドサービス同士を連携するためのツール。自動的にデータを転送したり、タスクを実行したりできます。

【Microsoft Power Automate】
ビジネスプロセスの自動化ツール。Office 365やDynamics 365、SharePointなどのMicrosoft製品との連携が可能です。

【AWS Lambda 】
AWSクラウド上で動作するサーバーレスのコンピューティングサービス。自動的にコードを実行したり、データを処理したりすることができます。

以上のような自動化ツールは、さまざまな業務に利用され、業務効率化や生産性向上に貢献しています。

クラウド型の経費精算システムを導入する

クラウド型の経費精算システムは、経費報告、承認、精算、分析などのプロセスを効率化し、企業における経費管理を容易にします。

【Expensify（エクスペンシファイ）】
スマートスキャン機能を備えたアプリで、領収書の写真を撮るだけでデータが自動的に入力されるなど、使いやすさが特徴です。

【Concur（コンカー）】
SAPが提供する経費管理システムで、経費報告から承認、精算まで一貫して管理できます。また、他のSAP製品や様々なビジネスアプリケーションとの連携が可能です。

【Zoho Expense（ゾーホー・エクスペンス）】
Zohoが提供する経費管理システムで、領収書のスキャン機能や経費報告の自動化が特徴です。また、Zohoの他のビジネスアプリケーションとも連携できます。

【Rydoo（リドゥー）】
領収書スキャンや経費報告、承認プロセスの自動化に加え、旅費管理機能も備えた経費管理システムです。

【Abacus（アバカス）】
リアルタイムで経費の承認や精算ができるシステムで、従業員が支払いを待たずに経費を精算できるのが特徴です。

これらのシステムは、クラウド上で稼働しているため、どこからでもアクセスが可能であり、データの安全性やバックアップも確保されています。選択する際には、企業の規模や業務内容、予算などを考慮して、最適なシステムを選ぶことが重要です。

まとめ

今回は様々なサービスを紹介させていただきました。
これらのサービスを利用することで効果的に仕事を進めつつ、経費削減をすることができます。
一度にすべてを実行するのは大変ですので、まずは自分のビジネスに最も適した方法から取り組んでみることをお勧めします。
また、経費削減だけでなく、ビジネスの成長や効率化も同時に考慮することが重要です。

次回は経費削減につながる取組みをご紹介させていただく予定です。

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